W celu maksymalnie szybkiego uzyskania pomocy, odpowiedzi na pytania należy stosować następujący sposób komunikacji:

1. Zgłaszanie wniosków rozwojowych

Pracownicy placówek oświatowych i urzędu zgłaszają wnioski rozwojowe do koordynatora projektu po stronie urzędu. Koordynator ocenia zasadność wniosku i wysyła go do serwisu podmiotu odpowiedzialnego za obszar, którego dotyczy wniosek. Wykonawca szacuje możliwości realizacji (możliwość realizacji, czasochłonność, możliwy termin, koszty/brak kosztów), informuje koordynatora Zamawiającego o możliwościach realizacji, uzgadnia warunki realizacji.

2. Zgłoszenia wad i pytania dot. obsługi aplikacji

Pracownicy placówek oświatowych i urzędu mogą zgłaszać wady i zadawać pytania do serwisu podmiotu odpowiedzialnego za obszar, którego dotyczy zgłoszenie. Pracownicy serwisu rejestrują zgłoszenia i udzielają wyjaśnień.

3. Zgłaszanie błędów krytycznych

Zgłoszenie błędów krytycznych musi zostać wykonane przez reprezentanta Zamawiającego na adres serwisu konsorcjanta (VULCAN, Wolters Kluwer) DW do producenta oprogramowania.

SZABLON ZGŁOSZENIA

Przy każdym Zgłoszeniu serwisowym należy podać następujące informacje:

1.    Typ Zgłoszenia (Wniosek rozwojowy/Wada/Pytanie serwisowe/Błąd krytyczny)

2.    Aplikacja/Oprogramowanie (której dotyczy zgłoszenie)

3.    Nazwa szkoły/placówki

4.    Imię, nazwisko i numer kontaktowy oraz adres email osoby zgłaszającej

5.    Tytuł zgłoszenia (możliwie zwięźle)

6.    Opis zgłoszenia

1.    Dla zgłoszeń o typie Wada/Pytanie serwisowe/Błąd krytyczny:

1.    komunikat błędu

2.    kroki prowadzące do odtworzenia błędu

3.    występowanie (powtarzalność)

4.    oczekiwany wynik

5.    rzeczywisty rezultat

6.    data/czas wystąpienia błędu

7.    zrzut ekranowy (printscreen) z występującym problemem

8.    uprawnienia/rola użytkownika

2.    Dla zgłoszeń o typie Wniosek rozwojowy:

1.    opis proponowanej zmiany

2.    oczekiwany wynik